Kung ikaw ay self-employed sa Spain, malamang na narinig mo na ang tungkol sa hinaharap na obligasyon na mag-isyu electronic na mga invoiceBagama't ang pagbabagong ito sa regulasyon ay ginagawa sa loob ng maraming taon, papalapit na ito sa pagiging realidad para sa lahat ng mga propesyonal na nag-invoice sa ibang mga kumpanya o mga freelancer. Ito ay nagpapahiwatig ng mga makabuluhang pagbabago sa parehong paraan ng aming trabaho at kung paano namin pinamamahalaan ang aming accounting.
Ang isang elektronikong invoice ay hindi lamang isang digital na file. Upang maging legal na wasto, dapat itong matugunan ang isang serye ng mga kinakailangan. teknikal, regulatory at functional na mga kinakailangan na gumagawa ng pagkakaiba kumpara sa isang simpleng PDF invoice na nabuo sa Word o Excel. Sa artikulong ito, isa-isahin namin nang detalyado kung ano ang kinapapalooban ng bagong obligasyong ito, kung paano ito nakakaapekto sa mga self-employed na manggagawa, at kung ano ang kailangan mong gawin upang umangkop nang mabilis hangga't maaari at maiwasan ang mga potensyal na parusa.
Ano ang ibig sabihin ng electronic invoice at bakit ito magiging mandatory?
isang electronic invoice Ito ay isang digital na dokumento na pumapalit sa nakasanayang papel na invoice. Gayunpaman, para magkaroon ito ng parehong legal na bisa, dapat itong sumunod pormal na pangangailangan gaya ng pagsasama ng isang structured na format (XML, UBL o Facturae), na elektronikong nilagdaan at ipinadala sa pamamagitan ng isang wastong channel.
Ang dahilan ng pagbabagong ito ay hinihimok ng Lumikha at Palakihin ang Batas (Law 18/2022), na naglalayong gawing moderno ang mga sistema ng pagsingil sa Spain. Itinatag ng batas na ito na ang lahat ng mga komersyal na transaksyon sa pagitan ng mga kumpanya at mga propesyonal ay dapat isagawa sa pamamagitan ng electronic billingIbig sabihin, sa pagsasagawa, ang sinumang taong self-employed na nagtatrabaho sa ibang kumpanya o propesyonal ay kailangang umangkop.
Ang pagbabagong ito ay hindi lamang kumakatawan sa isang administratibong pagsulong, ngunit naghahanap din bawasan ang delinquency, dagdagan ang fiscal transparency at i-digitize ang ekonomiyaBagama't sa una ay tila isang karagdagang pasanin para sa mga self-employed, maaari talaga itong mag-alok ng mga makabuluhang benepisyo.
Kailan magiging mandatory ang electronic invoicing para sa mga self-employed na manggagawa?
Ang obligasyong mag-isyu ng mga electronic na invoice ay hindi makakarating sa lahat ng mga manggagawang may sariling trabaho nang sabay-sabay. Ang batas ay nagbibigay ng isang progresibong iskedyul na nakasalalay sa taunang turnover at ang pagbuo ng mga nauugnay na teknikal na regulasyon.
- Para sa mga self-employed na manggagawa at kumpanyang may a taunang turnover na higit sa 8 milyong euro, ang obligasyon ay isaaktibo isang taon pagkatapos ng paglalathala ng teknikal na regulasyon. Ito ay tinatayang na ito ay sa 2025, kaya papasok ang obligasyon 2026.
- Para sa natitirang mga self-employed (na may mas mababang turnover), ang deadline ay pinalawig sa dalawang taon pagkatapos ng pag-apruba ng mga regulasyon, na nagdadala sa atin sa 2027 bilang deadline.
Bagama't maraming mga propesyonal ang maaaring magsimulang maglabas ng mga elektronikong invoice nang kusang-loob ngayon, na umaangkop sa pagbabago nang maaga, ipinapayong bigyang-pansin ang mga opisyal na deadline.
Sino ang obligado at sino ang naiiwan?
Ang obligasyon na mag-isyu ng mga electronic na invoice nalalapat lamang sa mga relasyon sa negosyo ng B2B (sa pagitan ng mga negosyo o mga propesyonal). Samakatuwid, kung nag-invoice ka ng mga indibidwal (B2C), maaari ka pa ring mag-isyu ng papel o hindi nakabalangkas na mga invoice na PDF.
Magkakaroon din ng mga exemption para sa ilang partikular na operasyon, gaya ng:
- Mga retail na benta na may direktang paghahatid sa consumer, kung saan ginagamit ang mga tiket.
- Mga serbisyo nang walang obligasyong mag-invoice.
- Mga operasyon sa labas ng Espanya, kung hindi sila napapailalim sa batas ng Espanya.
Mga kalamangan ng paggamit ng electronic invoice
Higit pa sa legal na obligasyon, ang elektronikong pag-invoice ay nagdudulot ng napaka-kaugnay na mga benepisyo para sa pang-araw-araw na pamamahala ng mga self-employed:
- Makatipid sa gastos: iniiwasan mo ang pag-print, mga sobre, koreo, pisikal na imbakan...
- Mas mabuting organisasyon: Lahat ng invoice ay nakasentro sa cloud, naa-access mula sa anumang device.
- pagbabawas ng error: Ang software ay nag-automate ng mga pagkalkula ng buwis at pinipigilan ang pagkakamali ng tao.
- Mas malaking seguridad: Ang paggamit ng isang digital na lagda ay ginagarantiyahan ang pagiging tunay ng dokumento.
- Administratibong liksi: mainam para sa paghahain ng mga buwis o pagpapanatili ng mga account sa digital.
Anong mga format ng electronic invoice ang pinapayagan?
Hindi lahat ng digital file ay itinuturing na isang wastong electronic invoice. Upang makasunod sa mga regulasyon, ang invoice ay dapat na nasa a structured at certified na formatAng pangunahing tinatanggap na mga format ay:
- invoice: mandatoryong Espanyol na pamantayan para sa pagsingil ng mga pampublikong katawan.
- UBL: internasyonal na format na nagpapadali sa interoperability.
- XML CII: format na pino-promote ng United Nations para sa pandaigdigang pagsingil.
- EDIFACT: ISO standard na ginagamit sa komersyal na electronic data interchange.
Bilang karagdagan, ang mga ito ay dapat na sinamahan ng a advanced na pirma sa electronic o gumamit ng teknolohiyang EDI para matiyak ang integridad at pagiging tunay.
Karagdagang mga obligasyon ng bagong sistema
Ang bagong sistema ng pagsingil ay hindi limitado sa pagpapadala ng mga electronic na invoice. Kabilang dito ang mga bagong obligasyon tulad ng:
- Talaan ng katayuan ng invoice: ang nagpadala at ang tatanggap ay dapat mag-ulat kung sila ay tinanggap, tinanggihan, binayaran o inilipat.
- Digital na pangangalaga: Dapat na nakaimbak ang mga electronic na invoice para sa 4 taon sa isang format na naa-access para sa inspeksyon.
- Interoperability: Dapat na magkatugma ang mga system sa mga vendor at nagbibigay-daan para sa walang alitan na pagpapalitan.
- Komunikasyon sa Treasury: Kung hindi mo ginagamit ang pampublikong solusyon ng AEAT, kakailanganin mong magpadala ng kopya ng iyong mga invoice sa pamamagitan ng platform nito.
Anong software ang kailangan ko para mag-isyu ng mga electronic invoice?
Upang umangkop sa mga bagong regulasyon, kakailanganin mong magkaroon ng a programa sa elektronikong pag-invoice na nakakatugon sa mga teknikal na kinakailangan na itinakda ng Treasury at mga pambansang batas. Ilang pangunahing rekomendasyon:
- Gumagana iyon sa cloud at awtomatikong nag-a-update.
- Maging handa na bumuo ng mga invoice sa Facturae o UBL.
- Na nagpapahintulot sa pirma ng electronic.
- Na maaari itong isama sa iba pang mga tool sa accounting, mga bangko, atbp.
Ang ilang kilalang solusyon sa merkado ay kinabibilangan ng Holded, Declarando, at Quipu. Ang mga platform na ito ay partikular na idinisenyo para sa mga freelancer at maliliit na negosyo.
Ano ang mga hakbang para mag-isyu ng electronic invoice?
Ang pamamaraan ay hindi masyadong naiiba sa pag-isyu ng tradisyonal na invoice, ngunit dapat mong tandaan ang mga sumusunod na hakbang:
- Mag-install ng katugmang software.
- I-set up ang iyong digital certificate.
- Ihanda ang mga kinakailangang field: : serial number, petsa, issuer at mga detalye ng customer (NIF, address, atbp.), detalyadong paglalarawan ng serbisyo o produkto, mga naaangkop na buwis, itemized na kabuuan.
- Mag-sign sa elektronikong paraan ang invoice kung kinakailangan.
- Ipadala sa tatanggap sa pamamagitan ng wastong digital channel.
- Magtabi ng isang kopya naa-access para sa inspeksyon nang hindi bababa sa 4 na taon.
Mga parusa para sa hindi pagbibigay ng mga electronic na invoice
Ang paglabag sa mga obligasyong ito ay maaaring humantong sa mga multa mula sa 3.000 hanggang 60.000 euroAng ilan sa mga pinaka-kaugnay na parusa ay:
- €3.000 para sa bawat invoice na hindi inisyu sa elektronikong paraan kapag kinakailangan.
- €6.000 para sa mga error sa storage o conservation ng mga invoice.
- Hanggang €60.000 para sa hindi pagsunod sa mga hakbang sa privacy at seguridad.
- Hanggang €50.000 kung gagamit ka ng hindi naaprubahang software sa pag-invoice pagkatapos ng mga legal na deadline.
Ang Digital Kit bilang isang tulong para sa paglipat
Nag-aalok ang Pamahalaan sa pamamagitan ng programa Digital Kit Tulong ng hanggang 12.000 euros para makontrata ang mga digital na solusyon, kabilang ang mga programa sa elektronikong pag-invoiceAng mga gawad na ito ay pinondohan ng mga pondo ng Europa at hindi nababayaran, kaya hindi mo na kailangang bayaran ang mga ito.
Ang deadline para hilingin ang mga ito ay magtatapos sa 31 Oktubre 2025 para sa mga kumpanyang may higit sa tatlong empleyado. Ang mga self-employed na indibidwal na may mas kaunti sa tatlong empleyado ay makakapagsumite ng mga aplikasyon hanggang Disyembre 2026.
Matutulungan ka ng mga ahente ng digitalization tulad ng Declarando na mag-apply para sa voucher nang walang karagdagang gastos at payuhan ka kung aling software ang pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan.
Ang pagsasama ng elektronikong pag-invoice sa iyong mga proseso ay maaaring kumatawan sa isang mahalagang hakbang patungo sa digital na pagbabago, na nagbibigay-daan sa iyong i-optimize ang mga mapagkukunan, pagbutihin ang kontrol sa pananalapi, at bawasan ang mga panganib. Kapag mas maaga kang naging pamilyar sa mga tool at kinakailangan, mas maraming benepisyo ang makukuha mo at mas kaunting mga paghihirap ang iyong haharapin sa panahon ng paglipat.